Por: Luis Carlos Donado
En el artículo anterior conocimos las características básicas que todo Oficial de Cumplimiento debe tener, ahora nos concentráremos en las cualidades que por experiencia sugiero:
Compromiso: El Oficial de Cumplimiento en su rol de ejecutivo con independencia de gestión para la protección de la seguridad jurídica de la empresa, debe asumir con aprensión los siguientes compromisos con respecto al sistema de gestión de cumplimiento mediante:
Establecer y mantener un estándar de ética y cultura de cumplimiento como valores centrales de su profesión; además que, sean consistentes con los valores, objetivos y dirección estratégica de la organización.
Mejora continua de las políticas de cumplimiento, que se usen y sean coherentes reflejando la realidad del negocio.
Asegurar los recursos necesarios para el sistema de control interno y la gestión de riesgo.
Comunicación constante de la importancia de un sistema eficaz de gestión del cumplimiento y la importancia de cumplir con los requisitos del sistema de gestión del cumplimiento.
Respaldar otras funciones de gestión relevantes, para demostrar su liderazgo tal como se aplica a sus áreas de responsabilidad de cumplimiento.
Asegurar la alineación entre los objetivos operativos y las obligaciones de cumplimiento
Mitigar y compartir el riesgo mediante mecanismos oportunos de rendición de cuentas, incluido los incumplimientos.
Liderazgo: El comportamiento óptimo de los Oficiales de Cumplimiento dentro de entorno de la empresa implica:
Construir relaciones: Es vital que el Oficial de Cumplimiento, al rendir cuentas directamente a la Junta Directiva y ser un ejecutivo independiente dentro de la organización, construya relaciones a largo plazo con los líderes de los departamentos claves y más vulnerables al riesgo, generar la confianza para que la influencia positiva de dichos lideres contrarresten la incertidumbre de no cumplir con los controles internos y los objetivos asignados por la Junta Directiva.
Ser empático: el percibir, compartir o inferir en los sentimientos, pensamientos y emociones de los demás, basado en el reconocimiento del otro como similar; escuchar siempre al recurso humano como usuarios finales siempre aportan al ciclo de mejora continua.
No temer a la retroalimentación: la retroalimentación es importante para detectar las oportunidades de mejoras y simplificar la gestión.
Mostrar tu trabajo: cada vez que se logre un hito importante para la empresa, documentar los resultados exitosos de una auditoria o inspección, anunciar la correcta implementación de un software que simplifique la gestión o un ahorro de dinero por autogestión, todo esto, es bueno y saludable comunicar a la alta dirección y a las partes interesadas. En esta sección también entra que prudencialmente envíes información de importancia para la gestión de cumplimiento a la empresa, como la publicación de leyes nuevas, estándares que puedan llevar a otro nivel la calidad de trabajo de la empresa.
Independencia: La independencia en las decisiones del Oficial de Cumplimiento es uno de los pilares de la transparencia en la toma de decisiones y fortalecimiento de su gestión.
La Independencia del Oficial de Cumplimiento no quiere decir que va a tener trato exclusivo y confidencial directo con los clientes, es más, para mitigar vulnerabilidad a los Oficiales de Cumplimiento se recomienda que el representante del negocio sea primera línea de contacto directo con el cliente. También el oficial de cumplimiento por lo general no toma las decisiones, es muy recomendable que sea asistido por un grupo interdisciplinario de por lo menos tres personas diferentes a la Alta dirección como órgano de consulta y asesoramiento para compartir el riesgo y apoyar a fortalecer el velo de independencia del Oficial de Cumplimiento ante la Junta Directiva, auditores e inclusive el Gobierno. El oficial de Cumplimiento debe ejercer su libertad de reportar fallas, incidentes y operaciones sospechosas de incumplimiento a la Ley ya esta será la única forma de deslindar su responsabilidad ante un hecho del cual no esté relacionado.
Carisma: Solo los valores y principios éticos de la mano con el conocimiento, determinación positiva, control interno, humildad y prudencia harán que el Oficial de Cumplimiento maneje un carisma que motive y suscite el trabajo de las partes relacionadas de la empresa o entorno profesional.
Cuando un Oficial de Cumplimiento logra ser carismático, su gestión y negocios fluyen con facilidad ya que el carisma da confianza, incentiva a trabajar siendo esto la base para que se cierren o se ejecuten íntegramente los programas de cumplimiento. A mi manera de ver, esta es la última cualidad que termina de desarrollar el Oficial de Cumplimiento ya que hablando exclusivamente de su ámbito profesional solo se logra obteniendo conocimiento holístico del cumplimiento.
Integridad y ética: Una persona íntegra se define como aquella que siempre hace lo correcto, sin embargo, en materia de cumplimiento no podemos gestionar el cumplimiento sin hacer lo óptimamente lo correcto.
Lo óptimamente correcto lo explico de la siguiente manera: Dada una asignación inicial a un conjunto de individuos, un cambio hacia una nueva asignación que al menos mejora la situación de un individuo sin hacer que empeore la situación de los demás se denomina mejora de Pareto. La mejora de Pareto es una noción mínima de la eficiencia y no necesariamente da por resultado una distribución socialmente deseable. No se pronuncia sobre la igualdad, o sobre el bienestar del conjunto de la sociedad. Esto quiere decir que siempre que no se viole la ley por ninguno de los verbos rectores de la ley o se participe en un delito y se tome en consideración todo lo expresado en este documento con soluciones saludables se está actuando íntegramente, ósea usar y diligenciar con todos los recursos disponibles que se tenga al momento sin dejar de lado el compartir y declarar el riesgo con la alta dirección y en caso de ser necesario con las demás partes relacionadas.
Muy unido a la integridad encontramos a la ética como premisa necesaria para lograr el cumplimiento organizacional; por lo tanto, cada uno de los actos y comportamientos esperados que el oficial de cumplimiento realice en sus funciones dentro de la organización o en ámbito profesional deben caracterizarse por lo siguiente: respeto, lealtad, confianza y transparencia.
Mentor: Es importante para dejar la semilla de nuestro profesionalismo y es vital en el pase generacional del conocimiento para el crecimiento de la empresa, sector e inclusive hasta un país. Es importante que un Oficial de cumplimiento homologue constantemente el correcto proceder con su equipo de trabajo, para fortalecer el principio de independencia a nivel departamental.