Por: Luis Carlos Donado
Antes de entrar a desarrollar el tema, primero se hace vital explicar la figura del Oficial de Cumplimiento y dejar en claro conceptos fundamentales como el control interno y términos relacionados al riesgo.
En primera instancia tengamos claro que tomando como referencia la ISO Guía 73:2009 el riesgo es un desvío de lo previsto, ya sea positivo y/o negativo de un estado sobre el logro de los objetivos de la empresa; el control interno según COSO es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos; y la mitigación de riesgos es el tratamiento de riesgos que abordan las consecuencias negativas.
Con los términos técnicos antes mencionados, defino a un Oficial de Cumplimiento en forma coloquial como un “maestro de dirección”, ya que debe conocer, dirigir y coordinar la ejecución del control interno de una empresa con una dinámica de mitigación de riesgo en tiempo oportuno y prudente.
Siendo más técnico, sería el propietario del tratamiento de los riesgos identificados y establecidos desde la Junta Directiva en un plan de cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento tiene la responsabilidad y la autoridad para gestionar la implementación del plan de cumplimiento sobre los “Process Owner” o propietarios del proceso, responsables de administrar y supervisar los objetivos y el desempeño del cumplimiento sobre los “Control Owner” o dueño del proceso, responsables de la operación o actividad de cumplimiento.
En resumen el Oficial de Cumplimiento es el gestor vigilante del control interno y el riesgo de su empresa.
Con este marco, el Oficial de Cumplimiento debe desarrollar dentro de su entorno profesional características, cualidades y habilidades que se hacen necesarias para su empoderamiento y éxito profesional.
Al hablar de características generales del Oficial de Cumplimiento, primero debemos sentar la base de qué es lo que considera como una característica, defino las características como el comportamiento del Oficial de Cumplimiento para crear un valor agregado frente a su marco profesional y empresarial.
Las características básicas que todo Oficial de cumplimiento debe desarrollar o por lo menos considerar son:
Construcción de Imagen: La construcción de una representación visual, que manifieste nuestra apariencia en nuestro entorno y en la mente colectiva del conjunto de los empleados o colaboradores de una organización, sector económico o de una economía completa. Este debe ser nuestro primer objetivo desde que decidimos ser profesionales de cumplimiento por ser simplemente un tema de cuidado e importancia para la larga duración de nuestro éxito, reputación profesional y hasta personal.
Para los Oficiales de Cumplimiento, como ejecutivos independientes y asesores de la alta dirección en temas muy técnicos y completos, es muy importante construir y mejorar una imagen personal que combine los diferentes aspectos de la imagen física, simplemente porque apoya a proyectar en la primera impresión nuestro interés por trabajar y/o mejorar en nuestra empresa, influye de primera mano en el pensamiento y escucha de la alta dirección; apoya a integrar más rápidamente al profesional del cumplimiento con la asimetría organizacional al estar acorde con las reuniones ejecutivas, porte ante cliente de alto perfil y actividades empresariales; parafraseando un dicho muy popular, “no basta con ser profesional sino que hay que parecerlo”.
La construcción de una buena imagen se hace a partir de la prudencia de emplear las palabras correctas y concretas, ya sea de manera oral o escrita; en reuniones con la alta dirección no se recomienda usar una dicción con muchas palabras técnicas, debe emplearse un constructivismo neurolingüístico a partir de oraciones cortas, concisas, precisa y claras. Informes ejecutivos estructurados en “bullets” o viñetas para una fácil toma de decisiones y proyección estratégica. Este actuar construye la imagen de un Oficial de Cumplimiento efectivo y no complicado.
La construcción de nuestra imagen no solo incluye el aspecto físico, verbal y no verbal, sino nuestro actuar diario y reputación que antecede; proyectar altos valores y principios para que con el pasar de los años, nuestra imagen sea recordada por acciones positivas que se convierten en un valor agregado para cualquier empresa, siendo a veces nuestro mayor aliado para apoyar y fortalecer nuestro perfil profesional.
Fortalecer con los años nuestra imagen y el buen actuar responsable, ético y moral apoya a la credibilidad y confianza para que las empresas o instituciones puedan encomendar su seguridad jurídica.
Marketing profesional e institucional: Abordar el marketing profesional e institucional para los oficiales de cumplimiento es hablar de su interacción con las redes sociales y al igual que el punto anterior, la imagen es un punto determinando para un consolidado ascenso en el entorno profesional y empresarial.
Nuestra presencia positiva en redes sociales se desarrolla con el objetivo principal de fortalecer carta de presentación profesional en forma universal, menciono en forma universal, porque rompe la barrera de distancias entre el mundo empresarial. Una buena proyección hará que personas de otros países te contacten para asesoramiento, entidades requieran soporte académico o simplemente facilite que tu imagen profesional se venda para una mejor oportunidad laboral.
Crear, comunicar, entregar e intercambiar ideas e información de forma prudente y oportuna crea un valor agregado de crecimiento exponencial para la empresa, socios o gremios de cumplimiento vendiendo tu imagen profesional.
Para esto, recomiendo mediante grupos selectos y sanos (sano en el sentido que no se envíen mensajes no relacionados a la temática, que tengan un administrador efectivo etc.) en mensajería instantánea como por ejemplo: WhatsApp® y otras aplicaciones como LinkedIn® que forman relaciones profesionales, empresariales y contactos de carácter profesionales de potencial interés, que en un futuro ayudan a lograr objetivos e incrementar oportunidades de negocio.
Otro canal importante para el marketing profesional del oficial de cumplimiento es contar una hoja de vida de alto impacto; nuestra hoja de vida una vez distribuida puede tener tres resultados, puede estar almacenada eternamente, puede ser desechada a la basura o puede funcionar como un instrumento de referencia profesional; para lograr esto último, que es lo que nos interesa abordar, debemos convertir nuestra hoja de vida en un “vendedor silencioso” e intermediario único donde el cliente o empresario que por primera vez entra en contacto visual, le quede vendida una imagen positiva permanente en su mente. Para lograr esto el documento debe ser breve, conciso, creativo y diferente (se puede apoyar en un profesional de mercadeo digital para que asesore a vender su imagen a través del documento), también es importante infografías claras de tu experiencia, conocimientos y aptitudes todo esto sin olvidar la clásica foto tomada por un fotógrafo profesional.
Al final, lo más importante para que una hoja de vida evolucione mediante la condición de pertenencia y permanencia duradera de un Oficial de Cumplimiento en una empresa, es la pasión por lo que hace. Como una opinión muy personal hay muy pocos que tengan esa pasión hoy en día, porque se forman con objetivos que tiene valor para la sociedad o para su familia, pero no para ellos mismos dentro del Rol de apoderamiento como Oficiales de Cumplimiento, lo que al final genera una incapacidad de dedicar el tiempo necesario y destacar, por esta razón es que la pasión es la clave…
Ahora bien, en el marco de las cualidades generales del Oficial de Cumplimiento primero debemos sentar la base de qué es lo que considero una cualidad, defino las cualidades como la capacidad psicológica del Oficial de Cumplimiento para realizar adecuadamente su gestión frente a su marco profesional y empresarial
Conozca cualidades esenciales para el oficial de cumplimiento en nuestro siguiente capítulo.