ActualizaciĆ³n y nuevas obligaciones legales de Debida Diligencia y Registros Contables
- Daniela Santana
- 27 ene 2022
- 3 Min. de lectura
La RepĆŗblica de PanamĆ”, con el firme objetivo de cumplir con los distintos estĆ”ndares internacionales de prevenciĆ³n, aprobĆ³ la Ley 254 - 2021 la cual se encuentra vigente.
En relaciĆ³n con lo anterior, en nuestra condiciĆ³n de Agente Residente, estamos obligados a requerir de nuestros clientes ciertas constancias y documentos en cumplimiento de la normativa vigente:
I. DEBIDA DILIGENCIA. Estamos obligados a:
Completar la debida diligencia del cliente, beneficiarios finales, dignatarios, directores, administradores, firmantes, representantes legales y/o apoderados de las Sociedades AnĆ³nimas (S.A.), Sociedades de Responsabilidad Limitada (S de R.L.), Sociedades Extranjeras con registro en PanamĆ” (S.E.) y Fundaciones de InterĆ©s Privado (FIP). (Acuerdo No. JD-01-2020 ArtĆculo 5)
Obtener la informaciĆ³n y documentaciĆ³n relacionada con el perfil financiero y transaccional del cliente. (Ley 254-2021 ArtĆculo 9)
Obtener copia de los certificados de acciones y registros de accionistas de las S.A. (Ley 254-2021 Art. 17)
II. REGISTROS CONTABLES - LEY 254-2021
1. Para S.A. y FIP VIGENTES (ArtĆculo 17):
ConservaciĆ³n: Deben mantener sus registros contables por un periodo mĆnimo de cinco aƱos en las oficinas del Agente Residente dentro de la RepĆŗblica de PanamĆ” o en cualquier otro lugar, dentro o fuera d la RepĆŗblica de PanamĆ”, segĆŗn determinen los organismos de administraciĆ³n de S.A. o FIP.
Entrega Anual de DocumentaciĆ³n: Copias de los registros contables de las S.A. y FIP deben ser proporcionadas al Agente Residente a mĆ”s tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de cada aƱo fiscal, es decir, a mĆ”s tardar el 30 de abril de cada aƱo. SegĆŗn esto, deberĆ”n sernos entregadas copias de los registros contables del aƱo 2021 a mĆ”s tardar el 30 de abril del 2022.
Informar Datos de Custodia: Informar al Agente Residente por escrito en cada aƱo el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene la custodia de los registros contables y su documentaciĆ³n de respaldo, asĆ como la direcciĆ³n fĆsica donde estos se mantienen.
Informar Cambios de Custodia: De existir un cambio en la persona que mantiene custodia de los registros contables y su documentaciĆ³n de respaldo, o en la direcciĆ³n de custodia, la S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberĆ” inmediatamente escribir al al Agente Residente para informar el nombre y, datos de contacto del nuevo custodio,y/o la nueva direcciĆ³n fĆsica de custodia.
2. Para S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP SUSPENDIDAS (ArtĆculo 17)
Con relaciĆ³n a estas entidades, para ser reactivadas deberĆ”n suministrarnos copia de sus registros contables. Dichas copias serĆ”n mantenidas en nuestras oficinas.
3. Para CAMBIO de Agente Residente (ArtĆculo 18)
Las S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberĆ”n informar al nuevo Agente Residente el nombre y datos de contacto de la persona que mantiene la custodia de los registros contables y su documentaciĆ³n de respaldo, con la direcciĆ³n fĆsica donde estos se mantienen.
4. Para DISOLUCIĆN de S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP (ArtĆculo 18)
Para inscribir la disoluciĆ³n, la S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberĆ” entregarnos s copias de los registros contables y su documentaciĆ³n de respaldo, correspondientes a los cinco aƱos anteriores
EstĆ”n exceptuadas de proveer los registros contables o copia de los mismos al Agente Residente las personas jurĆdicas que realicen sus operaciones comerciales dentro de la RepĆŗblica de PanamĆ”.
III. SANCIONES:
Las entidades que incumplan con las normas de prevenciĆ³n estarĆ”n expuestas a sanciones severas que podrĆan incluir:
SuspensiĆ³n de los derechos corporativos
Multas de US$5,000.00 hasta US$1,000,000.00 (incumplimiento de las obligaciones relativas a los registros contables)
LiquidaciĆ³n y disoluciĆ³n forzosa de la entidad
Para conocer mƔs acerca de la Ley 254-2021 y sus sanciones acceda los siguientes enlaces:
INFANTE & PEREZ ALMILLANO confirma que toda la informaciĆ³n que se nos facilite en relaciĆ³n con el cumplimiento de estos requisitos se mantendrĆ” estricta confidencialidad en nuestros expedientes y solo podrĆ” ser proporcionada a la autoridad competente en PanamĆ” en caso de requerimiento bajo los parĆ”metros legales establecidos.
Para cualquier informaciĆ³n adicional o aclaraciĆ³n respecto a estas medidas adoptadas por el gobierno de la RepĆŗblica de PanamĆ”, quedamos a sus gratas Ć³rdenes. Puede contactarnos al correo info@ipal.com.pa
En IPAL estamos comprometidos con mantenerlo informado y a la vanguardia brindĆ”ndole la asesorĆa que necesita.