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Actualización y nuevas obligaciones legales de Debida Diligencia y Registros Contables

La República de Panamá, con el firme objetivo de cumplir con los distintos estándares internacionales de prevención, aprobó la Ley 254 - 2021 la cual se encuentra vigente.


En relación con lo anterior, en nuestra condición de Agente Residente, estamos obligados a requerir de nuestros clientes ciertas constancias y documentos en cumplimiento de la normativa vigente:


I. DEBIDA DILIGENCIA. Estamos obligados a:

  1. Completar la debida diligencia del cliente, beneficiarios finales, dignatarios, directores, administradores, firmantes, representantes legales y/o apoderados de las Sociedades Anónimas (S.A.), Sociedades de Responsabilidad Limitada (S de R.L.), Sociedades Extranjeras con registro en Panamá (S.E.) y Fundaciones de Interés Privado (FIP). (Acuerdo No. JD-01-2020 Artículo 5)

  2. Obtener la información y documentación relacionada con el perfil financiero y transaccional del cliente. (Ley 254-2021 Artículo 9)

  3. Obtener copia de los certificados de acciones y registros de accionistas de las S.A. (Ley 254-2021 Art. 17)

II. REGISTROS CONTABLES - LEY 254-2021


1. Para S.A. y FIP VIGENTES (Artículo 17):

  • Conservación: Deben mantener sus registros contables por un periodo mínimo de cinco años en las oficinas del Agente Residente dentro de la República de Panamá o en cualquier otro lugar, dentro o fuera d la República de Panamá, según determinen los organismos de administración de S.A. o FIP.

  • Entrega Anual de Documentación: Copias de los registros contables de las S.A. y FIP deben ser proporcionadas al Agente Residente a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento de cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año. Según esto, deberán sernos entregadas copias de los registros contables del año 2021 a más tardar el 30 de abril del 2022.

  • Informar Datos de Custodia: Informar al Agente Residente por escrito en cada año el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene la custodia de los registros contables y su documentación de respaldo, así como la dirección física donde estos se mantienen.

  • Informar Cambios de Custodia: De existir un cambio en la persona que mantiene custodia de los registros contables y su documentación de respaldo, o en la dirección de custodia, la S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberá inmediatamente escribir al al Agente Residente para informar el nombre y, datos de contacto del nuevo custodio,y/o la nueva dirección física de custodia.

2. Para S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP SUSPENDIDAS (Artículo 17)

  • Con relación a estas entidades, para ser reactivadas deberán suministrarnos copia de sus registros contables. Dichas copias serán mantenidas en nuestras oficinas.

3. Para CAMBIO de Agente Residente (Artículo 18)

  • Las S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberán informar al nuevo Agente Residente el nombre y datos de contacto de la persona que mantiene la custodia de los registros contables y su documentación de respaldo, con la dirección física donde estos se mantienen.

4. Para DISOLUCIÓN de S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP (Artículo 18)

  • Para inscribir la disolución, la S.A., S de R.L., S.E. y/o FIP deberá entregarnos s copias de los registros contables y su documentación de respaldo, correspondientes a los cinco años anteriores

Están exceptuadas de proveer los registros contables o copia de los mismos al Agente Residente las personas jurídicas que realicen sus operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.


III. SANCIONES:


Las entidades que incumplan con las normas de prevención estarán expuestas a sanciones severas que podrían incluir:

  1. Suspensión de los derechos corporativos

  2. Multas de US$5,000.00 hasta US$1,000,000.00 (incumplimiento de las obligaciones relativas a los registros contables)

  3. Liquidación y disolución forzosa de la entidad

Para conocer más acerca de la Ley 254-2021 y sus sanciones acceda los siguientes enlaces:

INFANTE & PEREZ ALMILLANO confirma que toda la información que se nos facilite en relación con el cumplimiento de estos requisitos se mantendrá estricta confidencialidad en nuestros expedientes y solo podrá ser proporcionada a la autoridad competente en Panamá en caso de requerimiento bajo los parámetros legales establecidos. Para cualquier información adicional o aclaración respecto a estas medidas adoptadas por el gobierno de la República de Panamá, quedamos a sus gratas órdenes. Puede contactarnos al correo info@ipal.com.pa

En IPAL estamos comprometidos con mantenerlo informado y a la vanguardia brindándole la asesoría que necesita.