Por: Daniela Cebamanos
Uno de los aspectos positivos que hemos visto producto del Estado de Emergencia en la República de Panamá como consecuencia de la pandemia, ha sido la capacidad de readaptación no solo a nivel privado, sino también en las entidades públicas. Sobre esto destaca la Ley de Uso de Medios Electrónicos para trámites gubernamentales, Ley 144 del 15 de abril de 2020.
Esta ley permite la realización de trámites, procesos y servicios gubernamentales en línea y la misma aplica a:
1. Gobierno Central
2. Entidades autónomas y semiautónomas y
3. Entidades Municipales
4. Asamblea Nacional
5. Órgano Judicial
6. Intermediarios financieros
7. Sociedades en donde el Estado sea propietario de 51% o más de sus acciones o patrimonio.
Estos trámites tendrán la misma validez y reconocimiento legal que los que tenían aquellos trámites de manera presencial.
Entre los aspectos más relevantes destacan:
1. Todas las resoluciones que sean tramitadas por medios electrónicos y digitales deberán ser firmadas por el personal competente para dichos actos.
2. Todos los usuarios están exentos de aportar información, copias, datos y/o documentos que reposen en la base de datos de las entidades públicas.
3. Todos los usuarios podrán consultar y realizar sus trámites en la sede administrativa electrónica en el Portal Único del Ciudadano. Cada entidad está obligada a mantener un registro y estatus actualizado de cada trámite en línea que se realice.
4. Aunque los usuarios pueden aportar documentos en línea como copias digitalizadas de los documentos, la entidad pública tiene la facultad de pedir al usuario la exhibición del documento presencial o de la información original.
5. En caso de que el usuario realice algún tipo de comunicación o solicitud de prestación de un servicio en hora o día inhábil, automáticamente se tendrá por presentado en la primera hora hábil del día siguiente.
6. Todas las entidades que integren el sector público deben promover las herramientas y buscadores que nos faciliten a todos un acceso sencillo y eficaz a la información pública por los medios electrónicos.
7. Toda información que como usuario se facilite, debe ser tratada con estricta confidencialidad y acceso restringido.
8. Los sistemas de tramitación en línea harán uso de firmas electrónicas en su ámbito interno por parte del servidor público.
Portal Único Ciudadano
El Portal Único Ciudadano es una plataforma electrónica designada a la integración de todos los canales, medios y plataformas que sean establecidas por las entidades públicas para la realización de trámites en línea, además es un portal en donde puede darle seguimiento a sus trámites y realizar consultas. Este debe prometer la agilización del acceso de los usuarios a los trámites en línea.
Importancias de este portal:
• En este portal podrá consultar con acceso restringido, previa identificación, toda la información pertinente sobre el estado de tramitación de la solicitud que mantenga al momento.
• Mostrará todas las relaciones de las actuaciones realizadas, con indicaciones de su contenido, la fase en la que se encuentra la gestión, la unidad responsable y también la fecha en la que fueron realizados cada uno de los movimientos del trámite.
• Brindará información general y requerimientos necesarios para la tramitación de cualquier tipo de trámite.
• Todo servidor público que atienda mediante este portal debe estar debidamente capacitado sobre los requisitos antes de ser publicados a la ciudadanía en este portal y de esta manera garantizar una óptima atención a consultas.
Seguridad y Tratamiento de Datos
Esta ley establece una prohibición a todos los servidores públicos en cuanto a intentar acceder a cualquier tipo de información de los ciudadanos sin su consentimiento o si la misma no es relevante o requerida de forma explícita en el trámite solicitado, siempre estará regido por la protección de datos personales.
En caso de que el servidor público trate de solicitar información sensitiva o utilizar la información brindada para el trámite para cualquier otro fin diferente al destinado, será tomado como violación a la privacidad y conllevará sanciones administrativas, penales y civiles, por violación a este derecho.
Por esta razón, el Estado tendrá responsabilidad de establecer en el Portal Único del Ciudadano todos los mecanismos necesarios de trazabilidad de acceso a la información.
¿Qué pasa con aquellos trámites que siempre han sido obligatoriamente presenciales?
Tomando en cuenta que una vez habilitados los medios electrónicos o digitales para la realización de los trámites en línea, deja sin efecto la disposición legal o reglamentaria que exigía que el trámite fuera realizado presencialmente. Por ende, todos los trámites que anteriormente hayan sido mediante ley, decreto o reglamentación exigidos de la presencia física del solicitante o de la presentación de documentos originales, y estén disponibles de manera electrónica o digital, quedaran sin efecto, y se aplicará entonces el trámite electrónico o digital.
Publicaciones electrónicas:
Todas aquellas publicaciones de actos que por disposición legal o reglamentaria deban ser publicados en el tablero de anuncios o edictos, podrán ser sustituidos o complementadas por su publicación en el portal de la entidad pública correspondiente, pero también en todos los casos deberán publicarse también en el portal oficial “PanamaDigital”
Los mismos tendrán carácter oficial y autentico y surtirán los mismos efectos que sus ediciones impresas.
Pagos de los trámites en línea:
Se implementará un canal de pago electrónico estatal, la cual estará integrada al Portal único del Ciudadano, así como en los portales de todas las instituciones.
Esta pasarela o canal de pago se establecerá para el pago de los trámites en línea, así tendrán derecho las personas naturales o jurídicas a realizar el pago y la cancelación de sus obligaciones de forma electrónica, incluyendo el pago de los timbres fiscales u otros instrumentos para el cobro de tasas e impuestos.
Un tema interesante que propone esta Ley, es la modernización de las Notarias Públicas a nivel nacional, ya que estas podrán adecuar los parámetros tecnológicos de acuerdo a su régimen especial. Esto se realizará mediante un plan de modernización y adaptación de las notarías públicas al entorno digital y se realizará de forma gradual y progresiva.
En IPAL estamos comprometidos con mantenerlo informado y a la vanguardia en estos excepcionales tiempos, brindándole la asesoría que necesita. Quedamos a su orden: info@ipal.com.pa